Produtividade #1 - Todoist e Bear: minhas ferramentas de produtividade

Eu prefiro pensar que produtividade tem mais a ver em fazer as coisas certas, do que fazer uma grande quantidade de coisas em um período de tempo. Por isso, acho que é melhor entender onde colocar o foco e esforço para conseguir alcançar o impacto desejado.

A maior parte do meu dia eu estou envolvido em reuniões e conversando com pessoas por meio de diversos canais. É um fluxo insano de informações e mudanças constantes de contexto. Já cansei de colocar a culpa dessa rotina maluca na empresa, no mercado, nas pessoas, em mim e tudo mais. Até que eu entendi que é muito mais fácil eu mudar minha forma de lidar com isso, do que tentar mudar outras variáveis. É natural conviver nesse tipo de ambiente no mundo de hoje, principalmente se você trabalha com qualquer tipo de gestão.

Basicamente uso dois tipos de ferramentas de produtividade: umas ferramentas servem para para me manter produtivo, outras para monitorar minha produtividade. Hoje quero falar sobre duas ferramentas que poderão aparecer muito em futuros artigos, principalmente quando falarmos um pouco mais de hacks.

O Todoist e o Bear são duas ferramentas essenciais que uso na minha rotina para potencializar o meu fluxo produtivo. Com eles eu:

• 📋 Organizo e defino minhas prioridades;
• 🧠 Faço de forma livre o dump de informações que estão no meu cérebro;
• 📬 Mantenho visível e acessível as threads que estou envolvido e resolvendo no meio do caos diário;
• 📆 Planejo os próximos dias;

Eu diria que estás são minhas ferramentas táticas, que eu uso pra executar meus hacks de produtividade. Também uso outras ferramentas para monitorar a produtividade, mas aí é outra história.

Todoist

Em dias muito agitados no trabalho, é comum se perder no improviso. São requisições, problemas, necessidades, urgências que aparecem o tempo todo, preenchendo seu dia com tarefas etéreas, que se dissolvem durante a rotina e que dão aquela sensação de “o que eu fiz o dia inteiro”? Mesmo sabendo você trabalhou sem parar, fica difícil conseguir mensurar o resultado no final do dia. Mas embora esse fluxo de informação e mudanças de contexto seja natural web determinadas responsabilidades, você pode minimizar muito os efeitos da ansiedade, senso exacerbado de urgência e aquele sentimento de improdutividade. Fiz isso usando o Todoist.

O Todoist é uma ferramenta de gerenciamento listas de tarefas. Simples assim. Você cria uma tarefa e quando termina, marca que ela foi feita. Pronto. Nada demais. Contudo, ao mesmo tempo que você pode usar o Todoist assim, de uma maneira simples, você consegue expandir seu uso para potencializar ainda mais sua produtividade. Uma ferramenta de produtividade é boa quando ela não te faz perder tempo com ela.

Por exemplo, pra cadastrar uma tarefa, simplesmente entro no todoist, aperto a tecla de atalho q (Quick Add Task) e digito:

Escrever artigo sobre ferramentas de produtividade. #writing 15/07 @blog

Aperto enter e pronto. O Todoist me cria uma tarefa com o título Escrever artigo sobre ferramentas de produtividade., dentro do projeto writing com o deadline pro dia ¹⁵⁄₀₇, com a label blog. Eu nem preciso usar o mouse.

O Todoist é um daqueles serviços que a superfície já executa o que se propõe, mas que se o usuário quiser se aprofundar, ele vai encontrar uma série de funcionalidades que entregam ainda mais valor.

Não quero escrever hoje como eu organizo minhas coisas ou quais as features do Todoist. Mas sugiro que você dê uma olhada aqui.

Tchau, Keep. Olá, Bear!

Nem só de tarefas uma pessoa vive. Como eu disse, eu entro e saio de várias reuniões e converso com muita gente sobre assuntos diferentes. Além disso, eu tenho uma série de outros projetos pessoais que me fazem escrever. Para não perder nenhuma informação e conseguir revisar todos os assuntos posteriormente, eu tenho o costume de sempre fazer anotações (principalmente de palestras… quem me conhece, sabe que eu sou o maluco das anotações das palestras).

Até hoje eu guardava todas as minhas anotações no Google Keep. Ele é MUITO simples, perfeito para anotar coisas rápidas, categorizar com tags e pronto. A visualização em formato de cards é perfeita. Eu mantinha ele aberto o tempo em uma aba para usá-lo durante todo o dia.

Contudo, o que me incomodava muito era que algumas vezes eu precisava do mínimo de formatação: Frisar uma frase, fazer um título, criar uma lista, separar pensamentos em uma mesma nota, etc… Eu sempre escrevo tudo em Markdown, e seria ótimo se o Keep suportasse markdown, mas não suporta.

Foi aí que recebi a indicação do Bear. O Bear é um serviço de anotações para mac. O serviço aceita markdown como formatação e permite usar tags encadeadas para organizar/categorizar suas notas. A interface é simples, a experiência é bem fluída. Consegui importar as mais de 350 notas do Keep (depois explico o processo que foi semi automático) para Bear.

Eu sei que todo mundo tem um conceito pessoal sobre anotações. A minha é: anotação é aquilo que você faria se tivesse um caderninho de anotações. No caderninho de anotações, você não escreveria um artigo inteiro. Você escreveria pequenos pedaços de pensamentos com informações importantes para conseguir aprofundar e relembrar daquele assunto posteriormente, para aí sim, decidir como quer avançar. Um exemplo do que eu costumo anotar:

• Ideias;
• Um ou dois parágrafos de um possível artigo;
• Links e referências;
• Listas;
• Anotações de reuniões, palestras, conversas;
• Pequenos textos;

Muito por isso, eu não gosto de usar aplicativos e serviços como o Notion pra fazer anotações. Ferramentas desse tipo são ótimas para organizar e diagramar grandes pedaços de textos onde outras pessoas poderão acessar, como um time, por exemplo. Se você quer estudar, fazendo análises e produzindo conteúdo mais denso, aí sim, o Notion e qualquer outro serviço desse tipo é mais apropriado. Mas aí, nesse caso, eu costumo usar o Miro.

Concluindo

Dado que consegui descrever um pouco das minhas duas minhas ferramentas prediletas de produtividade, agora podemos falar mais sobre os meus hacks pessoais de produtividade. Já adiantando, não uso nenhum método específico como GTD ou P.A.R.A.

Qual ferramenta de produtividade você usa no seu dia a dia?